DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Agentur-Bewerbungen und der Datenschutz

Auch für die Bewerbung per E-Mail sind spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO neue Verfahrensweise zu beachten. Es muss z.B. sichergestellt werden, dass Bewerbungen (die zahlreiche personenbezogenen und besonders sensible Daten enthalten) nur den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Daten fristgerecht gelöscht werden, zumindest wenn der Bewerber nicht eingestellt wird.

Das bringt in der Praxis dann häufig Probleme mit sich, da eine an die kontakt@ oder info@unternehmen.de gesendete Bewerbung i.d.R. in einem Verteiler an mehrere Personen landet, von denen nicht alle Zugriff auf diese Daten haben dürften. Diese Mails werden dann (oft noch unverschlüsselt) im Haus an andere Mitarbeiter weitergeleitet. So ist es oft praktisch fast nicht möglich, zuverlässig alle Daten der Bewerbung nachträglich aus dem E-Mail-System zu löschen. Komplett unmöglich wird dies spätestens, wenn ein revisionssicheres E-Mail-Archiv im Einsatz ist.

Hilfe bei der datenschutzkonformen Verwaltung von Bewerbungen

Mit der aktuellen Version von KBMpro steht das Modul Bewerbermanagement zur Verfügung. Dies erlaubt das rechtssichere Verwalten von Bewerbungen unter Berücksichtigung von Datenschutz und Löschfristen. Dabei werden Bewerbungen ausschließlich über ein Webportal eingereicht und in KBMpro nur den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Das System überwacht den Status der Bewerbung und unterstützt bei der Einhaltung der Löschfristen.

Darüber hinaus werden die Kontaktdaten des Bewerbers strukturiert erfasst, so dass diese nicht mehr aus den Bewerbungsunterlagen herausgesucht und übertragen werden müssen.