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Checkliste zum Agentursoftware Vergleich


Auf der Suche nach der passenden Agentursoftware? Unsere Checkliste zeigt, auf was Sie achten sollten.

Anbieter von Agentursoftware gibt es viele. Doch nicht jede Software passt auch zu jedem Unternehmen – KBMpro bildet hier keine Ausnahme! Es lohnt sich daher, zu vergleichen und die gebotenen Leistungen mit den persönlichen Anforderungen abzustimmen. Auf Grundlage unserer Erfahrung haben wir eine Checkliste erstellt, mit der Sie sich im Dschungel der Anbieter orientieren können. Auch wir wollen schließlich keine Kunden um jeden Preis, sondern langjährige Partner, die zu uns und unserem Produkt passen.

Funktionen
Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der passenden Agentursoftware ist der Umfang und die Funktionstiefe. Aber Achtung: Einhergehend mit dem Wachstum einer Agentur wachsen auch die Anforderungen. Prüfen Sie daher vorab nicht nur genau, welche Funktionen Sie heute benötigen, sondern auch, was in den nächsten Jahren notwendig werden könnte. Vergleichen Sie, wie flexibel welche Funktionen nachträglich ergänzt werden können.

Technische Voraussetzungen
Mac oder PC ist noch immer in vielen Agenturen die große Streitfrage, an der sich bereits Generationen von Kreativen abgearbeitet haben. Daher ist auch bei der Wahl einer neuen Software zu prüfen, ob diese für Ihr technisches Lieblingsumfeld geeignet ist. Neben der Frage, ob eine Software lauffähig auf Mac und/oder PC ist, gilt es zu klären, ob eventuell Zusatzprodukte wie z.B. Filemaker lizensiert werden müssen, ob es browserbasierte oder mobile Versionen gibt, ob eine eigene Hardware benötigt wird oder ob man auf eine solche ggf. verzichten kann, ob es einen Updateservice gibt, wie Backups organisiert werden, wer bei Datenverlust haftet usw.

Service
Denken Sie auch darüber nach, auf welche begleitenden Services Sie Wert legen. Sind Sie und Ihr Team Autodidakten? Oder legen Sie im Bedarfsfall Wert auf eine persönliche Betreuung? Je nach Ihren Vorlieben sollten Sie daher bewerten, ob es zu der Software den entsprechenden persönlichen Support gibt oder ob Schulungen angeboten werden.

Unternehmensgröße
Je nach Agenturgröße ergeben sich unterschiedliche Organisationsmodelle in den innerbetrieblichen Abläufen. In sehr großen Agenturen findet man häufig eine Einteilung in Teams bzw. Units mit einer klassischen Hierarchie vom Chef über den Abteilungsleiter bis zum Grafiker. Kleinere bis mittelgroße Agenturen sind dagegen eher flacher organisiert. Die Agentursoftware muss die entsprechenden Organisationsmodelle unterstützen, daher sollte konkret geprüft werden, wie passgenau eine Software vorhandene Mitarbeiterstrukturen abdecken kann.

Zukunftsfähigkeit
Prüfen Sie auch, ob die Agentursoftware regelmäßig vom Anbieter erweitert wird, mit welchen Updates Sie rechnen können und wie lange ein Hersteller bereits am Markt ist. Ebenfalls sollte überprüft werden, ob die verwendete Technologie auch langfristig noch zukunftsfähig ist.

Anbieter
Überlegen Sie, ob das Selbstverständnis des Anbieters zu Ihrem Anforderungen passt. Ist er bspw. wirklich auf Agentursoftware für Werbeagenturen spezialisiert oder ist das Agenturmodul nur ein kleiner Ableger eines größeren Produkts? Handelt es sich um einen Softwarehersteller oder einen Lösungsanbieter, der mich langfristig begleiten möchte?

Preis
Ein wichtiger Faktor bei jedem Vergleich von Agentursoftware ist der Preis. Hierbei gibt es aber sehr viele weitere Aspekte, welche die langfristigen Kosten erheblich beeinflussen können. Ein direkter Preisvergleich in exakten Euro-Beträgen ist daher oft kaum möglich, spätestens wenn man versucht, den individuellen Mehrwert eines einzelnen Produkts mit in die Betrachtung einfließen zu lassen. Schauen Sie daher hier sehr genau hin, welche Leistungsbausteine inklusive sind, welche Bezahloptionen oder Nutzungsmodelle angeboten werden und insbesondere, wie flexibel mit verändertem Bedarf, Kündigungsmöglichkeiten usw. umgegangen wird.

Teamentscheidung
Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur Sie, sondern vor allem Ihre Mitarbeiter mit der neuen Agentursoftware arbeiten müssen. Haben Sie eine Vorauswahl getroffen, sollten Sie daher unbedingt Ihr Team in die Qual der Wahl einbeziehen. Sprechen Sie offen über Ihre Vorstellungen und Entscheidungskriterien. Auch wenn Sie letztendlich die Entscheidung selbst treffen, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter für eine Veränderung besser, wenn sie frühzeitig mit einbezogen wurden.

Erstgespräch
Haben Sie auf Grundlage der bisherigen Überlegungen festgelegt, was Sie von Ihrer Agentursoftware und dem Anbieter erwarten, sind Sie für ein erstes Gespräch bestens gerüstet. Hierbei können Sie nicht nur die entsprechende Software kennenlernen, sondern auch Ihr Gegenüber auf den Prüfstand stellen. Kennt sich Ihr angehender Partner mit Ihrem Business aus? Diskutieren Sie auf Augenhöhe? Auch Faktoren wie Sympathie und gegenseitiges Verständnis sollten berücksichtigt werden, da nur so eine langfristige Zusammenarbeit auf Dauer angenehm ist.

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