Optimierte Angebotserstellung mit Agentursoftware KBMpro
Neue Funktionen in der Agentur-Auftragsverwaltung
Um Angebote zu erstellen, unterscheiden die meisten Agenturen zwischen individuellen Leistungen und vorab definierten Produkten. KBMpro bietet optimale Werkzeuge zur schnellen Erstellung komplexer Angebote anhand eines intelligenten Vorlagenmanagements.
In vielen kaufmännischen Software-Systemen, insbesondere bei Warenwirtschaftssoftware, ist es üblich, dass alle Leistungen, die angeboten oder verkauft werden, vorher als Produkte definiert werden müssen. Erst dann stehen sie für die Erstellung eines Angebots zur Verfügung. Freie Berufe haben dagegen meist feste Stundensätze, die dann gemäß einer Tarifliste zusammengetragen werden. Hier werden – ähnlich den Produkten in der Warenwirtschaft – Leistungen als vordefinierte Bausteine für ein Angebot definiert.
Kreative Ideen aus dem Lager?
Beide Vorgehensweisen stoßen im Agenturalltag an ihre Grenzen, denn Agenturen zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass individuelle Leistungen erbracht werden oder neue Ideen verkauft werden. Begriffe der Warenwirtschaft wie „Lagerbestand“ sind bei Agenturen ebensowenig üblich wie fest definierte Tarife für Ideen und Konzepte und daher bei Software für Werbeagenturen i.d.R. nicht präsent. Natürlich gibt es auch in Agenturen Leistungen, die immer wieder anfallen und die vordefiniert werden können, aber diese machen eher den kleineren Teil eines Angebots aus.
Wir haben in der Agentursoftware KBMpro daher ein Prinzip integriert, welches die speziellen Anforderungen von Dienstleistern und Agenturen optimal unterstützt. So können Leistungen immer individuell eingegeben werden, ohne dass diese vorab zentral hinterlegt sein müssen. Bei Bedarf kann sich der User aber dennoch neben seinen individuellen Eingaben zusätzlich aus einem Pool von Standardleistungen bedienen. Dabei müssen auch diese Standardleistungen nicht vorab zentral eingestellt werden, denn bei der Eingabe jeder Leistung kann man wählen, ob diese neu erstellte Position dauerhaft als Vorlage übernommen werden soll. So entfällt der langwierige Prozess der Stammdateneingabe, wie es in anderen Agentursoftware-Systemen oft notwendig ist.
Angebotsvorlagen vs. Produktdatenbank
Mit KBMpro gehen wir noch einen Schritt weiter und haben auf Basis typischer Agenturprozesse eine optimierte Form der Vorlagenverwaltung im Angebotsprozess geschaffen. Dies basiert auf der typischen Arbeitsweise von Agenturen und nutzt den Aspekt, dass es hier eben keine umfangreichen Produktbestände gibt und Angebote häufig einen „Konzeptcharakter“ besitzen.
Dabei werden komplette Angebote als Vorlagen verwendet, die jeweils zu einem bestimmten Thema vorbereitet sind (z.B. Geschäftsausstattung, Website klein/mittel/groß, Webshop usw.)
In diesen Angebotsvorlagen sind sämtliche typischen Optionen für ein entsprechendes Projekt enthalten, in passender Reihenfolge optisch ansprechend und mit individualisierbaren Platzhaltern passend aufbereitet.
Beim Erstellen eines konkreten Angebots wird so eine fertige Vorlage genutzt und nur noch um die Leistungen reduziert, die im jeweiligen Fall nicht notwendig sind. Nach Bedarf werden dann noch wenige individuelle Erläuterungen oder Zusatzleistungen ergänzt. Dieser Weg der Reduzierung eines sehr ausführlichen Angebots ist deutlich einfacher und geht um ein Vielfaches schneller, als eine Kalkulation stets aus Einzelpositionen neu aufbauen zu müssen. Auch hier entfällt die lästige Stammdatenpflege zu Beginn: Das Erstellen dieser Angebotsvorlagen lässt sich in KBMpro quasi nebenbei erledigen, da jedes einmal erstellte Angebot zukünftig als Vorlage genutzt werden kann.
Kurz gefasst:
- Umfangreiche agenturtypische Angebotsvorlagen stehen in KBMpro automatisch parat
- Jede neu erstellte Leistung kann in der Agentursoftware als Vorlage für spätere Angebote hinterlegt werden
- Angebote können auch ohne vorab definierte Vorgaben zu Leistungen und Produkten individuell erstellt werden, die Stammdateneingabe entfällt
Gerne geben wir Ihnen Tipps zur Vorlagenverwaltung in KBMpro.