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Mit KBMpro erstellen sich Rechnungen 
fast wie von allein

In 4 Schritten zur Rechnung – Tipps für den Agenturalltag

Rechnungen zu erstellen und zu versenden frisst im stressigen Agenturalltag viel Zeit – und das völlig unnötiger Weise, denn eine Agengtursoftware wie KBMpro kann viele Schritte teilautomatisiert in Eigenregie übernehmen.

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Als Agentursoftware übernimmt KBMpro ohnehin die gesamte Zeiterfassung, so dass sich Rechnungen auf Grundlage dieser festgestellten Posten mit wenigen Klicks erstellen lassen. Dabei gilt auch hier die Grundregel: So viel Automatisierung wie möglich, so viel Flexibilität wie nötig. Das heißt: Jeder Schritt, der automatisiert vom Programm übernommen wird, kann immer auch manuell nachjustiert bzw. abgeändert werden. Das gilt bei der Zeiterfassung genauso wie bei der Rechnungserstellung.

An vier Schritten lässt sich verdeutlichen, wie die Agentursoftware KBMpro in der Praxis Rechnungen erstellt. Dabei sind natürlich auch diese Schritte nicht zwingend vorgegeben, sondern zeigen einfach die Arbeitsweise und Bandbreite des Programms.

Schritt 1: Posten prüfen, korrigieren, ergänzen

Im ersten Schritt wird geschaut, ob wirklich alle Posten korrekt im System eingepflegt wurden. Fehlt etwas oder sollen bestimmte Stunden nicht in die Rechnung einfließen? Derartige Posten können ganz flexibel mit wenigen Klicks angepasst werden.

  • Sind alle Zeiten aller Mitarbeiter für den abrechnungsrelevanten Zeitraum (korrekt) eingetragen?
  • Sind zwischenzeitlich fertiggestellte Projekte berechnet worden?
  • Sind zwischenzeitlich Verträge gekündigt oder erweitert wurden, zu denen aktuell noch falsche Posten im System stehen?

Schritt 2: Regelmäßige Posten vollautomatisch in Rechnung stellen

In vielen Agenturen gibt es Rechnungsposten, die jeden Monat gleich sind und unabhängig von der erbrachten Stundenanzahl abgerechnet werden können. Das können Pauschalen sein, Hosting-Gebühren, Vertragszahlungen usw. Derartige Posten müssen nur einmal je Kunde im System angelegt werden. Anschließend werden sie vollautomatisch in jede Rechnung aufgenommen. So wird nichts vergessen und Agentur und Kunde können sich auf feste Bestandteile jeder Rechnung verlassen.

Schritt 3: Offene Posten in die Rechnung einpflegen

Das Programm listet nun alle offenen Posten auf, die nicht regelmäßig anfallen. Diese können nun mit einem Klick freigegeben werden, damit sie korrekt verbucht werden. Gibt es Änderungswünsche oder Unklarheiten, dann bleibt die Checkbox einfach offen und die jeweiligen Posten tauchen noch nicht auf der Rechnung auf.

Schritt 4: Sonderfälle korrigieren

Die in Schritt 3 aufgefallenen Unstimmigkeiten können unterschiedlichster Art sein. Ob Rechtschreibfehler, falscher Betrag, falscher Leistungszeitraum, falscher Adressat, zu hoch/niedrig rabattierte Posten, fehlende Bestellnummer, falsche Mehrwertsteuer – alle solche Sonderfälle können nun manuell und ggf. nach Rücksprache mit Kollegen korrigiert werden. Damit bietet die Agentursoftware eine maximale Flexibilität im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern.

Kurz gefasst:

  • Umfangreiche agenturtypische Angebotsvorlagen stehen in KBMpro automatisch parat
  • Jede neu erstellte Leistung kann in der Agentursoftware als Vorlage für spätere Angebote hinterlegt werden
  • Sämtliche Posten können in KBMpro bei Korrektur- bzw. Anpassungswünschen jederzeit manuell angepasst werden.

Gerne geben wir Ihnen Tipps zur Rechnungserstellung  in KBMpro.