Rechnungswesen für Agenturen: das ZUGFeRD Format kommt im Galopp!

Ab November 2020 müssen Rechnungen in elektronisch einlesbarer Form versendet werden.

Für alle Agenturen, die mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen abrechnen: ab November müssen Rechnungen dem ZUGFeRD-Format entsprechen. KBMpro unterstützt bereits als einer der ersten Anbieter von Agentursoftware dieses neue – international oft FactureX genannte – Format im Rechnungswesen.

Was erstmal wie ein Tier klingt, ist nichts weiter als eine Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Bereits seit März diesen Jahres liegt die Version 2.1 vor, die vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde. Für alle Agenturen, die mit öffentlichen Behörden oder Institutionen abrechnen, gilt ab dem 1. November 2020 nun die Abgabe der Rechnungen in elektronischer und automatisch lesbarer Form.

Die elektronische Form ist für die meisten Agenturen bereits als PDF bekannt oder sogar zum Standard geworden. Die Neuerung besteht nun aber in der „automatisch einlesbaren“ Form, welche das XML-Format beinhaltet. Die Rechnungsvorgaben, die dieses Format beinhaltet, sind unabhängig von der sichtbaren Form des PDF.

Regelung gilt bereits ab 1.000 Euro

Werbeagenturen, Internetagenturen und Co. sollten also schauen, ob die eigene Agentursoftware auf dieses Format vorbereitet ist. Zwar gilt die Regelung erst ab einem Wert von 1.000 Euro, aber diese Schwelle dürfte bei Aufträgen für Behörden meist deutlich überschritten werden. Zudem entspricht das Format schon jetzt den Vorgaben der EU und kann auch international genutzt werden. Wer also Kunden im europäischen Ausland hat, sollte das ZUGFeRD Format also auch für andere Branchen im Auge behalten.